Die Aktenmäßigkeit ist das zentrale Ordnungsprinzip der öffentlichen Verwaltung – d.h., der Schriftgutverwaltung muss eine überragende Bedeutung beigemessen werden. Somit stellt die Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) als führende Akte einen fundamentalen Eingriff in die Arbeitsweise einer jeden Organisation dar. Soll die medienbruchfreie Abbildung von Geschäftsprozessen gelingen, ist dieser jedoch zwingend notwendig.
Führt man sich zudem die einschlägigen E-Government-Gesetze des Bundes und der Bundesländer vor Augen, ist die elektronische Aktenführung – auch vor dem Hintergrund der fortschreitenden Digitalisierung aller Lebensbereiche – keine Frage des „ob“, sondern lediglich des „wann“ und „wie“.
Stabiler organisatorischer Rahmen
Ein zentraler Punkt bei der Einführung der E-Akte ist die Bereitstellung ausreichender Projektressourcen. Dem Gesamtprojektleiter kommt dabei eine Schlüsselrolle zu – er muss nicht nur über ein solides Grundwissen in den Bereichen Schriftgutverwaltung, Aktenpläne, Geschäftsgänge, Prozesse etc. verfügen, sondern auch in der Lage sein, komplexe Projekte zu steuern. Aber auch die Behördenleitung ist aktiv gefragt: Sie muss die Einführung der E-Akte als umfassendes Veränderungsprojekt verstehen und dem Projekt Rückendeckung zukommen lassen. Nur dann kann sich ein Erfolg einstellen. Somit ist ein entscheidender Erfolgsfaktor darin zu sehen, die Behördenleitung nachhaltig in das Projekt einzubinden. Dies kann z.B. dadurch sichergestellt werden, dass die Hausspitze in einem Lenkungskreis vertreten ist.
Ohne Einführungskonzept geht es nicht
Ein weiterer kritischer Erfolgsfaktor ist das Vorhandensein eines Einführungskonzepts, das die geplante Vorgehensweise beschreibt. Grundlage hierfür sollte ein Organisations- und Sollkonzept sein. Wenn kein detailliertes Konzept auf Basis einer auf die spezifischen Bedingungen in der Behörde abgestimmten Strategie vorliegt, wäre dies ein großes Risiko für den Projekterfolg. In diesem Fall würde das Vorhaben lediglich aus technischer Sicht realisiert werden, ohne die Organisation als Ganzes im Blick zu haben.
Auswahlkriterien und Prozesse definieren
Führt man sich das hohe Investitionsvolumen vor Augen, ist die Beschaffung eines E-Akte-Systems eine strategische Entscheidung, die für viele Jahre – idealerweise sogar Jahrzehnte – wirksam sein sollte. Aus diesem Grund gilt es, ein System auszuwählen, das die Bedürfnisse der Organisation optimal abdeckt. Am Markt gibt es zahlreiche Anbieter, die sich zum Teil auf unterschiedliche Bereiche der öffentlichen Verwaltung spezialisiert haben. Eine professionelle Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung ist somit die unabdingbare Voraussetzung für den späteren Projekterfolg.
Der Erfolg der Einführung hängt zudem stark davon ab, ob die bestehenden Prozesse im Rahmen der Schriftgutverwaltung in der neuen Systemwelt effizient und effektiv abgebildet werden. In diesem Zusammenhang müssen die Prozesse vor der Implementierung aufgenommen und dokumentiert werden. Auf Grundlage dieser Prozessdokumentation kann dann die Umsetzung durch den Systemlieferanten erfolgen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die E-Akte-Lösung die Vorgangsbearbeitung nicht adäquat unterstützen kann.
Kontinuierliche Kommunikation gefragt
Die Erfahrung zeigt, dass E-Akte-Einführungsprojekte u.a. deshalb scheitern, weil im Vorfeld sowohl Vorgehensweisen als auch konkrete Maßnahmen hinsichtlich des Akzeptanz- und Veränderungsmanagements nicht abgestimmt oder gar nicht in Erwägung gezogen wurden. Denkbare Maßnahmen sind:
- Kontinuierliche Kommunikation über den Projektfortschritt (Intranet, Newsletter, Hauspost etc.).
- Einbeziehung der Anwender bei der Anforderungsdefinition.
- Erstellung eines zentralen Glossars zu den Grundlagen der Schriftgutverwaltung und zum Themenkomplex E-Akte.
- Einrichten eines regelmäßigen Projektcafés, in dem sich die Mitarbeiter informieren und Rückfragen zum Projekt bzw. zur E-Akte adressieren können.
- Entwicklung von Schulungen, in denen nicht isolierte Programmfunktionen vermittelt werden, sondern typische Geschäftsvorfälle im Kontext der Sachbearbeitung.
- Organisation einer Hausmesse, um das neue System an einem „Test-Arbeitsplatz“ vorzustellen. Auf diese Weise erhalten Mitarbeiter einen guten Einblick, wie sich die künftige Arbeit darstellen wird.
Die Zukunft ist medienbruchfrei und digital
Die Etablierung der E-Akte wird die öffentliche Verwaltung in den kommenden Jahren umfassend beschäftigen. Im Zusammenspiel mit einer intelligenten Anbindung der Fachverfahren und einer nahtlosen E-Mail-Integration stehen die Chancen gut, Geschäftsprozesse zukünftig medienbruchfrei und digital abzubilden. Voraussetzung hierfür ist eine passgenaue Konzeption, die auf die Bedürfnisse und Anforderungen der jeweiligen Organisation Rücksicht nimmt. Darüber hinaus eine stringente Einführung, bei der der Systemlieferant eng gesteuert und basierend auf den vereinbarten Rahmenbedingungen, in die Pflicht genommen wird.
Bei diesem Beitrag handelt es sich um einen Auszug aus einem Artikel, der in der Fachzeitschrift Innovative Verwaltung veröffentlicht wurde.
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