Sicher arbeiten im Homeoffice: Deshalb ist ein DMS wichtig

Bereits seit 15 Monaten leben wir nun schon mit Corona und immer im Wechsel zwischen mal mehr und mal weniger normalen Lebensumständen. Die Arbeit aus dem sicheren Zuhause heraus spielt dabei in der Gesellschaft eine wichtigere Rolle denn je und die Zeichen stehen gut, dass das auch nach der Pandemie so bleiben wird. Doch als im März 2020 ohne lange Vorbereitungszeit plötzlich der Umstieg klappen musste, stellte sich schnell heraus, dass das Verlagern der Geschäftsprozesse auf eine digitale Ebene nicht so schnell hinterherkam. Im Folgenden möchte ich Ihnen einen Einblick geben, warum ein DMS für Sie wichtig sein kann.

Mit der datenbankgestützten Verwaltung von elektronischen Dokumenten, z.B. mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS), können Unternehmen sich bereits jetzt für eine erfolgreiche Zukunft aufstellen. Ein gutes DMS erhöht nicht nur die Datensicherheit innerhalb der Firma, sondern ermöglicht den eigenen Mitarbeitern auch mehr Flexibilität in ihrem Arbeitsalltag. Ein fehlender Digitalisierungsgrad wird für weitsichtige Arbeitgeber so in keinem Szenario (mehr) zum Faktor.

Die Ausgangssituation – und plötzlich ist Corona da

Im letzten Jahr ging alles sehr schnell. Fast schon zu schnell. Viele Unternehmen traf die auftretende Corona-Pandemie im März 2020 völlig unvorbereitet. Die Empfehlung der Bundesregierung und des Robert-Koch-Institutes kam schnell: Jeder Arbeitnehmer, welcher potenziell seine Arbeitstätigkeit von zu Hause aus erfüllen kann, sollte dies auch tun. Zwischenmenschliche Kontakte sollten unbedingt vermieden werden, ein Game Over für das moderne Großraumbüro, wie es zuvor in vielen Unternehmen gang und gäbe war. Natürlich ist jeder Arbeitgeber daran interessiert, auf die Gesundheit seiner Mitarbeiter acht zu geben und hier entsprechend seiner Verantwortung nachzugehen. Zudem bestand bei einer Masseninfektion die Gefahr, dass viele Mitarbeiter für einige Zeit ausfallen. Doch der Homeoffice-Appell fühlte sich für viele wie ein Sprung ins kalte Wasser an.

Zahlreiche Dokumente und Unterlagen werden heute noch von Unternehmen in Papierform gehalten. Ein Zugriff für Mitarbeiter aus dem Homeoffice ist somit nicht möglich. Es stellt keine Lösung dar, diese Dokumente mit in die eigenen vier Wände zu nehmen. Zum einen hat in diesem Fall auch nur ein einzelner Mitarbeiter Zugriff und zum anderen handelt es sich häufig um sensible Daten, deren Schutz hoch anzusiedeln ist.

DMS – was ist das überhaupt?

Unter Dokumentenmanagementsystemen (DMS) versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. Ziel von DMS-Software ist es, Schriftstücke zu archivieren und sie unternehmensweit zugänglich zu machen. “DMS-Software dient zur Organisation und Koordination von Entwicklung, Überarbeitung, Kontrolle und Verteilung von Dokumenten”, so beschreibt es die Beratungsfirma SoftSelect in ihrem Online-Glossar. Geschäftsdokumente, welche Kunden-, Lieferanten-, Mitarbeiter oder Projektdaten beinhalten, werden zentral elektronisch abgelegt. Somit besteht für jeden Mitarbeiter die Möglichkeit darauf dezentral zuzugreifen.

Für Unternehmen gilt es nachzurüsten

Von den Vorteilen der Einführung eines DMS profitieren Unternehmen nicht nur während COVID-19, sondern auch darüber hinaus. Die Pandemie ist jedoch ein guter Treiber, um sich von der Papierverwaltung zu verabschieden und die Digitalisierung an dieser Stelle voranzutreiben. Nachfolgend ein Auszug, welche Highlights häufig bei DMS-Produkten zu finden sind:

• Versionierung & Historisierung: Häufig können Dokumente in DMS-Lösungen versioniert abgelegt werden. Änderungen an Objekten werden protokolliert und führen zu neuen Versionen. Alte Versionen bleiben unabänderbar archiviert. Die Bearbeitungshistorie im Dokumentenarchiv ist dadurch jederzeit nachvollziehbar (Stichwort Revisionssicherheit).
• Integriertes Berechtigungssystem: Benutzungsrechte lassen sich auf die verschiedenen Objekte und Dokumente flexibel vergeben. Somit ist sichergestellt, dass keine unerlaubten Zugriffe möglich sind.
• Leistungsfähige Suchen: Über die Objekte und Dokumente im elektronischen Archiv kann performant gesucht werden. Das führt zur schnellen Auffindbarkeit von Dokumenten.

Durch ein DMS können Mitarbeiter über Standorte hinweg zu jeder Zeit auf benötigte Dokumente zugreifen, da diese zentral abgelegt sind. Die mühselige Suche in Aktenordnern gehört somit der Vergangenheit an. Die Mitarbeiter sparen Zeit, gewinnen an Flexibilität und vermeiden durch die Automatisierung Medienbrüche. Ein digitales DMS sollte die Grundvoraussetzung für papierfreies Arbeiten und das digitale Homeoffice der Zukunft sein.