Rechtssichere Datenarchivierung – wir beantworten die wichtigsten Fragen. Denn in einer digitalen Welt, in der unaufhörlich Daten produziert werden, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, diese effizient zu verwalten und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung zu erfüllen.
Inhaltsverzeichnis
Warum gibt es rechtliche Pflichten bei der Datenarchivierung?
Rechtliche Archivierungspflichten sind darauf ausgerichtet, die Integrität, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Unternehmensdaten sicherzustellen. Bei der Datenarchivierung unterscheiden wir daher zwischen drei verschiedenen Zwecken:
- Beweissicherung: Unternehmen müssen in der Lage sein, im Falle von Rechtsstreitigkeiten oder behördlichen Prüfungen nachzuweisen, dass sie bestimmte Informationen zu einem bestimmten Zeitpunkt vorgelegt haben. Dies kann dazu beitragen, rechtliche Auseinandersetzungen zu klären. Eine stets nachvollziehbare und unveränderbare Datenarchivierung liefert hierfür die Grundlage.
- Datenschutz: Datenschutzgesetze erfordern oft die Aufbewahrung personenbezogener Daten für einen bestimmten Zeitraum, um die Rechte der Betroffenen zu schützen und den gesetzlichen Anforderungen zu genügen.
- Steuerrecht: Steuergesetze verlangen, dass Unternehmen ihre finanziellen Unterlagen und Transaktionen für einen festgelegten Zeitraum aufbewahren, um Steuerprüfungen zu ermöglichen.
Welche rechtliche Grundlage hat die Datenarchivierung?
Genaue rechtliche Anforderungen variieren je nach Land, Branche und Art der gespeicherten Daten. Unternehmen und Organisationen sind in Deutschland dazu verpflichtet, sich mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften zur Datenarchivierung vertraut zu machen. So lässt sich sicherstellen, dass die eigenen Praktiken rund um die Datenarchivierung den Anforderungen entsprechen.
Für die Speicherung und Archivierung personenbezogener Daten ist vor allem die Rechtsgrundlage des Erlaubnisvorbehalts der Speicherung personenbezogener Daten in der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entscheidend, insb. ob personenbezogene Daten auf Grundlage einer rechtlichen Verpflichtung zu halten sind (Art. 6, Abs. 1, Buchstabe c) oder die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt (Art. 6, Abs. 1, Buchstabe e) oder ob einer der vier weiteren Erlaubnisvorbehalte vorliegt. Bei der Datenverarbeitung auf Basis von Art. 6, Abs. 1, Buchstabe e ist bspw. eine Widerspruchsmöglichkeit für den Betroffenen anzubieten.
Welche Daten müssen archiviert werden?
Die Art der zu archivierenden Daten hängt von den jeweiligen rechtlichen Anforderungen und den Geschäftsprozessen des Unternehmens ab. Grundsätzlich konzentriert sich eine Datenarchivierung auf folgende Informationen:
- Finanzdaten
Buchführungsunterlagen, Rechnungen, Kontoauszüge und Transaktionsdaten.
- Personalakten
Informationen zu Mitarbeitenden, Gehaltsabrechnungen, Verträge und Bewerbungen.
- Kundeninformationen
Verträge, Rechnungen, Korrespondenz und Aufzeichnungen zur Kundenkommunikation.
- Compliance-Dokumente
Genehmigungen, Zertifikate und andere Dokumente, die die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften nachweisen.
Wie lange müssen Daten archiviert werden?
Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Art der Daten und den geltenden Gesetzen. In vielen Fällen beträgt die Mindestaufbewahrungsdauer mehrere Jahre, manchmal sogar Jahrzehnte. Es ist wichtig, die spezifischen gesetzlichen Anforderungen für Ihr Unternehmen und Ihre Branche zu kennen und einzuhalten. Die Aufbewahrungsfristen können sich bspw. aus einer EU-Verordnung ergeben, auf nationaler Ebene sind für Unternehmen insb. die einschlägigen Paragrafen des Handelsgesetzbuch (HGB) – § 238, § 257 – der Abgabenordnung (AO) – §§ 145 – 147 bzw. des Umsatzsteuergesetzes (UstG) relevant. Für einzelne Branchen wie der Finanzindustrie gibt es weitere Rechtsvorschriften, in diesem Fall aus dem Gesetz über das Kreditwesen (KWG). Für andere Branchen kann es ebenfalls Berufsordnungen und damit einhergehend Angaben zu den Aufbewahrungsfristen geben, die sich teilweise auch im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) wiederfinden (siehe § 630f BGB für die Aufbewahrungsfrist von Patientenakten). Darüber hinaus gelten die Grundsätze und Bestimmungen der DSGVO.
Welche Strafen drohen bei der Nichteinhaltung von Vorschriften zur Datenarchivierung?
In der Bundesrepublik Deutschland bzw. in der Europäischen Union unterliegt die rechtssichere Datenarchivierung den Bestimmungen aus der DSGVO. Mögliche Sanktionen sind beispielsweise:
- Geldstrafen – bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes (siehe Art. 83, DSGVO), die nach pflichtgemäßem Ermessen verhängt werden können.
- Abmahnungen – durch die Datenschutzbehörden.
- Datensperre oder -löschung – um die Rechte und Freiheiten betroffener Personen zu schützen.
- Untersagung der Datenverarbeitung – das komplette Verbot zur Verarbeitung personenbezogener Daten ist eine Handlungsmöglichkeit der Aufsichtsbehörden zur Abhilfe von Datenschutzverstößen (siehe Art. 58, DSGVO).
- Rufschaden und Vertrauensverlust – der kaum in Geld aufzuwiegende Imageverlust bei Kunden und Geschäftspartnern.
Wie sollte die Archivierung erfolgen?
Eine Datenarchivierung muss immer systematisch und sicher durchgeführt werden. Bewährte Praktiken sind beispielsweise:
- Elektronische Archivierung: Digitale Archivierungssysteme ermöglichen eine effiziente und kostengünstige Aufbewahrung von Daten. Diese Systeme sollten sicher, verschlüsselt und gegen Datenverlust geschützt sein.
- Metadaten: Die Daten sollten mit Metadaten versehen werden, um ihre Herkunft, ihren Inhalt und ihr Erstellungsdatum nachvollziehbar zu machen.
- Revisionssicherheit: Die Daten sind revisionssicher zu speichern, sodass spätere Manipulationen erkannt werden.
- Zugriffskontrolle: Der Zugriff auf archivierte Daten sollte auf autorisierte Mitarbeiter beschränkt sein, um die Integrität und Sicherheit der Informationen zu gewährleisten.
- Datenvernichtung: Daten, die nicht mehr benötigt werden und keine rechtlichen Archivierungspflichten mehr erfüllen müssen, sollten sicher vernichtet werden, um Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten.
Die Einhaltung rechtlicher Archivierungspflichten ist ein entscheidender Aspekt der Unternehmensführung. Unternehmen sollten die geltenden Gesetze verstehen, ihre Daten effizient verwalten und sicherstellen, dass sie im Falle von Prüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen gut gerüstet sind. Eine sorgfältige Archivierung kann nicht nur die Einhaltung der Gesetze gewährleisten, sondern auch das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern stärken.
Was sind die Vorteile des Einsatzes von Software bei der Datenarchivierung?
Um die Herausforderungen der Datenarchivierung in Unternehmen effizienter zu bewältigen, ist der Einsatz spezialisierter Datenarchivierungssoftware von großer Bedeutung. Diese Lösungen bieten zahlreiche Vorteile:
- Automatisierung
Datenarchivierungssoftware automatisiert den Prozess der Datenspeicherung und -verwaltung. Sie ermöglicht es, Regeln festzulegen, nach denen Daten automatisch archiviert werden, wenn sie nicht mehr aktiv benötigt werden. Dies reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und minimiert menschliche Fehler.
- Suchfunktionen
Moderne Datenarchivierungslösungen bieten leistungsstarke Suchfunktionen, mit denen archivierte Daten schnell und einfach gefunden werden können. Dies ist entscheidend, wenn auf diese Daten zu rechtlichen oder geschäftlichen Zwecken zugegriffen werden muss.
- Metadatenverwaltung
Die Software ermöglicht die Verwaltung von Metadaten, um Informationen über archivierte Daten zu speichern. Dies erleichtert die spätere Identifizierung und den Zugriff auf relevante Informationen.
- Sicherheit
Datenarchivierungssoftware bietet in der Regel fortschrittliche Sicherheitsfunktionen, um die Integrität und Vertraulichkeit archivierter Daten zu gewährleisten. Dies umfasst Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Überwachungsfunktionen.
- Compliance
Die Software kann dazu beitragen, die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zur Datenarchivierung zu gewährleisten, indem sie automatisch Archivierungsrichtlinien umsetzt und Protokolle für die Einhaltung erstellt.
- Skalierbarkeit
Unternehmen können die Datenarchivierungslösung je nach Bedarf skalieren. Dies ist besonders wichtig, wenn das Datenvolumen wächst.
- Kostenersparnis
Durch die Automatisierung und die effiziente Nutzung von Speicherressourcen kann die Nutzung von Datenarchivierungssoftware langfristig Kosten reduzieren.
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