Inhaltsverzeichnis
In Deutschland wurde durch das Bundesarbeitsgericht (BAG) im Jahr 2022 festgestellt, dass Arbeitgeber – im Einklang mit der Entscheidung des Europäischem Gerichtshofs (EuGH) vom 14.05.2019 (Rechtssache 55/18 CCOO) u.a. zur Auslegung der Artikel 3, 5 und 6 der Richtlinie 2003/88/EG (Arbeitszeitrichtlinie) – verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen, um die Rechte der Arbeitnehmer zu schützen und faire Arbeitsbedingungen sicherzustellen.
Doch nicht alle Arbeitnehmer arbeiten täglich an einem festen Standort. Handwerker, Grafiker, Manager, Techniker, Berater, Verkäufer und viele mehr – all diese Berufsgruppen sind häufig im Außendienst tätig. Dabei stellt sich die Frage, wie die Arbeitszeiterfassung im Außendienst effektiv umgesetzt werden kann. In diesem Blogbeitrag möchte ich auf diese Fragestellung eingehen und entsprechende Lösungsvorschläge zur Umsetzung aufzeigen.
Zeiterfassung im Außendienst: Was gehört zur Arbeitszeit?
Die Arbeitszeiten von Außendienstmitarbeitern werden oft an unterschiedlichen Orten, wie z.B. direkt beim Kunden, erbracht. Häufig ist dabei unklar, welche Tätigkeiten überhaupt zur Arbeitszeit gehören. Insbesondere die Fahrzeit spielt im Außendienst eine wesentliche Rolle, da Mitarbeiter hier regelmäßig von einem Kunden zum nächsten unterwegs sind. Laut Europäischem Gerichtshof gilt diese Fahrzeit als Arbeitszeit und ist daher vergütungspflichtig. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Wege mit dem privaten oder geschäftlichen Pkw zurückgelegt wurden. Diese Regelung schließt gleichermaßen die Fahrten zum ersten Kunden und vom letzten Kunden nach Hause ein. Nicht zur Arbeitszeit gehören Reisezeiten, in denen Außendienstmitarbeiter zwischen den Kundenbesuchen nicht an Weisungen des Arbeitgebers gebunden sind oder privaten Tätigkeiten nachgehen, wie etwa privaten Telefonaten.
In der heutigen Zeit gewinnt die Digitalisierung im Arbeitszeitmanagement zunehmend an Bedeutung und prägt damit fortlaufende Veränderungen in der Arbeitswelt. Ein aktuelles Beispiel sind die jüngsten Neuerungen im Arbeitszeitgesetz (ArbZG), wie sie im Referentenentwurf vom 27. März 2023 dargestellt sind. Insbesondere §16 Abs. 2 des ArbZG erfährt durch diesen Entwurf bedeutende Änderungen, die z.B. eine elektronische Erfassung des Beginns, des Endes und der Dauer der täglichen Arbeitsleistung vorsehen (siehe §16, Abs.3 bis 8 ArbZG-RE).
Ist eine Arbeitszeiterfassung für Außendienstmitarbeiter Pflicht?
Kurz und einfach: Ja. Wie bei allen Arbeitnehmern müssen auch die Arbeitszeiten von Außendienstmitarbeitern gesetzlich erfasst und überwacht werden. Die Umsetzung kann dabei auf verschiedene Weise erfolgen und unterliegt unterschiedlichen Regelungen. Besonders im Außendienst, wo Arbeitszeiten oft flexibel sind, ist eine präzise Zeiterfassung wichtig, um Transparenz zu schaffen und Überstunden genau zu dokumentieren.
Nur so kann anschließend eine korrekte Abrechnung für den Kunden erfolgen. Darüber hinaus ist die exakte Stundenerfassung auch für die Lohnabrechnung des Mitarbeiters wichtig, insbesondere wenn dieser nach Stunden vergütet wird.
Herausforderung bei der Zeiterfassung im Außendienst
Mitarbeiter im Außendienst sind bei der Arbeitszeiterfassung mit spezifischen Herausforderungen konfrontiert. Häufig haben sie wenig Zeit für komplizierte oder langwierige Erfassungsprozesse, da sie in der Regel von einem Kunden zum nächsten unterwegs sind und unter Zeitdruck stehen. Entscheidend ist daher, dass die Arbeitszeiterfassung im Außendienst schnell und unkompliziert erfolgt, damit sich die Mitarbeiter auf ihre eigentliche Kernaufgabe konzentrieren können.
Da Außendienstmitarbeiter oft gleichzeitig an verschiedenen Projekten oder für unterschiedliche Kunden arbeiten, ist eine genaue projektbezogene Zuweisung der Arbeitszeit essenziell für eine präzise Abrechnung und Analyse. Ein häufiges Problem ist zudem die fehlende stabile Internetverbindung an den verschiedenen Einsatzorten. Außendienstmitarbeiter müssen in der Lage sein, ihre Arbeitszeiten auch offline zu erfassen und sicherzustellen, dass Daten automatisch synchronisiert werden, sobald das Gerät wieder online ist. Eine zuverlässige Technologie, die den speziellen Anforderungen des Außendienstes gerecht wird, ist daher unerlässlich.
Darüber hinaus ist der Datenschutz ein zentraler Aspekt, der bei der Zeiterfassung berücksichtigt werden muss, da Außendienstmitarbeiter oft sensible Daten über Kunden oder Geschäftsprozesse verarbeiten. Um die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen einzuhalten, müssen Zeiterfassungssysteme die Sicherheit und Vertraulichkeit dieser Daten gewährleisten.
Methoden zur Arbeitszeiterfassung im Außendienst
Aufgrund des BAG Urteils sind zwar alle Arbeitgeber zur sofortigen Arbeitszeiterfassung verpflichtet, jedoch wird keine Aussage zum Format der Zeiterfassung vorgeschrieben. Die Zeiterfassungsmethode sollte jedoch objektiv, zuverlässig und zugänglich sein.
Manuelle Zeiterfassung
Die manuelle Arbeitszeiterfassung im Außendienst ist eine traditionelle Methode, die häufig über webbasierte Formulare oder in einfachen Excel-Tabellen erfolgt. Auf diese Weise wird eine elektronische Zeiterfassung ermöglicht, ohne dass neue Software angeschafft werden muss. Mitarbeiter bewegen sich somit auf bekanntem Terrain und können ihre Zeiten standortunabhängig erfassen. Die potenziellen Risiken liegen jedoch auf der Hand. Tippfehler, Ungenauigkeiten und Manipulation – Zeiten können jederzeit geändert und diese Änderungen nicht mehr nachvollzogen werden. Schnell rutscht der Mitarbeiter in eine falsche Zeile oder löscht versehentlich erfasste Zeiten. Im Außendienst stellen diese potenziellen Risiken zusätzlich einen besonders großen Mehraufwand dar.
Zeiterfassung mit Software
Die Zeiterfassung mit einer Software hat sich in den letzten Jahren zu einer weitverbreiteten Methode entwickelt. Im Rahmen von webbasierten Portalen können sich Mitarbeiter mit ihren persönlichen Anmeldedaten oder ihrem Fingerabdruck in ein System einloggen und ihre Arbeitszeit erfassen.
Neben der Option des automatisierten Live-Trackings können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten auch manuell pflegen. Pausenzeiten werden auf die gleiche Weise erfasst. Am Monatsende generiert eine Zeiterfassungssoftware typischerweise automatisierte Berichte, die es Administratoren oder Vorgesetzten ermöglichen, die erfassten Zeiten zu analysieren und sie an die Lohnbuchhaltung weiterzuleiten.
Zeiterfassung per App
Der Hauptunterschied zur Zeiterfassung mit einer Software liegt hier in der Nutzung des Endgerätes. Oft werden Software und App in Kombination angeboten, wobei die Webanwendung in der Regel einen größeren Funktionsumfang enthält. Die Ausstattung der Mitarbeiter mit einem Smartphone bietet den Vorteil, dass sie neben der Zeiterfassung auch mit dem Arbeitgeber, Kunden oder Kollegen kommunizieren können. Beim Einsatz einer Zeiterfassungsapp besteht zudem häufig noch die Möglichkeit, dass Mitarbeiter automatisch getrackt werden. Die manuelle Zeiterfassung entfällt somit komplett.
Vorteile digitaler Arbeitszeiterfassung im Außendienst
Digitale Zeiterfassungssysteme haben im Gegensatz zu traditionellen manuellen Methoden insbesondere im Außendienst zahleiche Vorteile:
Benutzerfreundlichkeit und Zeitersparnis: Die intuitive Benutzeroberfläche digitaler Zeiterfassungssysteme ermöglicht es Mitarbeitern im Außendienst, ihre Arbeitszeit direkt von ihrem Smartphone oder Laptop aus zu erfassen, selbst während sie von einem Kunden zum nächsten unterwegs sind. Dies reduziert den administrativen Aufwand erheblich und führt zu einer deutlichen Zeitersparnis.
Integration mit anderen Systemen: Digitale Zeiterfassungssysteme lassen sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren. So kann eine reibungslose Kommunikation zwischen Außendienstmitarbeiter und anderen Abteilungen, wie z.B. der Lohnbuchhaltung oder dem Projektmanagement, sichergestellt werden.
Echtzeit-Erfassung: Durch die Nutzung digitaler Zeiterfassungssysteme können Mitarbeiter im Außendienst ihre Arbeitszeiten mithilfe der Live-Tracking-Funktion in Echtzeit erfassen. Dies ermöglicht nicht nur eine genauere Erfassung der Arbeitsstunden im Vergleich zu manuellen oder papierbasierten Methoden, sondern auch eine sofortige Verfügbarkeit der Daten für die weitere Verarbeitung und Analyse.
Höhere Transparenz: Digitale Zeiterfassungssysteme bieten eine verbesserte Nachvollziehbarkeit und Transparenz bei den Arbeitszeiten. Sowohl Mitarbeiter als auch Manager haben jederzeit Zugriff auf die erfassten Daten und können sie leicht überprüfen und nachvollziehen. Dies trägt nicht nur zur Fairness und Gerechtigkeit bei der Arbeitszeitverwaltung bei, sondern hilft auch dabei, Konflikte zu vermeiden.
Fazit
Die elektronische Erfassung von Arbeitszeiten bringt grundsätzlich für alle Mitarbeiter eines Unternehmens viele Vorteile mit sich. Bei der Arbeitszeiterfassung im Außendienst gilt es zusätzliche Herausforderungen zu meistern, wie zum Beispiel den ständigen Standortwechsel. Insbesondere Apps unterstützen bei der Lösung dieser Herausforderungen und unterstützen bei der objektiven, zuverlässigen und zugänglichen Dokumentation der geleisteten Arbeitsstunden.
Digitale Arbeitszeiterfassung mit der PASS Companion Software
Titelbild: Shutterstock
