Transparenzregister: Wirtschaftlich Berechtigte zuverlässig ermitteln

Wirtschaftlich Berechtigte müssen im Transparenzregister zugänglich sein

Im Hinblick auf den wirtschaftlich Berechtigten sieht das GwG vor, dass dieser im Transparenzregister zu erfassen und zugänglich zu machen ist. Diese Verpflichtung stellt einen wesentlichen Bestandteil des GwG dar.

Entscheidend ist daher die Definition, wann eine Person als wirtschaftlich Berechtigter gilt. Gemäß § 3 GwG handelt es sich dabei um eine natürliche Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle der Vertragspartner steht oder auf deren Veranlassung eine Transaktion durchgeführt bzw. eine Geschäftsbeziehung begründet wird. Nach § 3 Absatz 2 GwG zählen natürliche Personen bei juristischen Personen und sonstigen Gesellschaften grundsätzlich dann zu den wirtschaftlich Berechtigten, wenn sie unmittelbar oder mittelbar

• mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile halten,
• mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrollieren oder
• auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben.

Für den Begriff Kontrolle wird dabei letztlich entsprechend § 290 Absatz 2 bis 4 des Handelsgesetzbuchs insbesondere auf die Möglichkeit abgestellt, einen beherrschenden Einfluss auszuüben. Wenn auch nach Durchführung umfassender Prüfungen usw. kein wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden kann, sollen der gesetzliche Vertreter, der geschäftsführende Gesellschafter oder der Partner des Vertragspartners als wirtschaftlich Berechtigter gelten und im Transparenzregister erfasst werden.

Herausforderungen bei Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter

Die Eigentums- und Kontrollstruktur der Gesellschaft ist also im Detail zu identifizieren. Während die Kriterien auf den ersten Blick als triviale Aufzählung erscheinen mögen, kann sich ihre Ermittlung im Konzernumfeld bzw. generell bei komplexen Beteiligungsstrukturen mit einer Vielzahl von Tochter-, Enkel- und Urenkelgesellschaften – womöglich verkompliziert durch mehrere Beteiligungsstränge, abweichende Stimmrechte oder gar Überkreuzbeteiligungen – als echte Herausforderung entpuppen.

Stolpersteine bei der korrekten Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten können sein:

• Die Beteiligungsverhältnisse werden nicht den tatsächlichen und rechtlichen Verhältnissen (Anteile an Stimme und Kapital) entsprechend bzw. nicht historienkorrekt abgebildet.
• Die Vorschriften zur mittelbaren Kontrolle bei nicht ausschließlich unmittelbarer Beteiligung werden nicht ausreichend berücksichtigt.
• Eine mittelbare Kontrolle über mehrere Beteiligungsstränge, die für sich genommen keine unmittelbare Kontrolle ausüben können, bleibt außer Acht.
• Besondere Gesellschafterrechte bspw. aus einer Komplementärstellung oder aus Beherrschungs- oder Stimmbindungsverträgen werden nicht adäquat berücksichtigt.
• Nicht für alle Unternehmen der Beteiligungsstränge zwischen (mittelbarem) Gesellschafter und Gesellschaft werden sämtliche notwendigen Beteiligungsdaten erhoben und dementsprechend berücksichtigt.
• Treuhandstrukturen sind nicht ausreichend dokumentiert und berücksichtigt.

Darüber hinaus gilt es bei der Identifizierung der wirtschaftlich Berechtigten zu beachten:

• Lässt sich aus den Beteiligungs- und Vertragsgeflechten kein wirtschaftlich Berechtigter ermitteln, ist auf den sog. fiktiven wirtschaftlich Berechtigten, i.d.R. die Mitglieder des gesetzlichen Vertretungsorgans der Gesellschaft, abzustellen.
• Gibt es Vertragskonstruktionen außerhalb der Eigentumsverhältnisse, die im Konzern eine Beherrschungsstellung erzeugen (Beherrschungsverträge, Gewinnabführung, Geschäftsbesorgungsvereinbarung, etc.), sind diese für die Ermittlung der Kontrollposition ebenfalls heranzuziehen.

Kaskade von Prüfregeln

Grundlage für die fehlerfreie Berechnung eines wirtschaftlich Berechtigten ist die korrekte Abbildung der jeweiligen Gesellschaft auf der Basis der tagesaktuellen Beteiligungsverhältnisse, die wiederum zwingend eine historisch korrekte Abbildung von Kapitalien, Stimmen und daraus resultierenden Anteils- und Quotenverhältnissen erfordert.

Aufbauend auf diesem Datenhaushalt gilt es, eine Kaskade von Prüfregeln abzuleiten, wie z.B.:

• Gibt es Personen, die mehr als 25 Prozent als Anteil bzw. Stimmrechte an dem Unternehmen halten oder dieses auf sonstige Weise beherrschen?
• Wer sind die Geschäftsleiter einer etwaigen geschäftsführenden Kommanditistin?
• Wer beherrscht die geschäftsführende Kommanditistin, wer den Komplementär?

Zusätzlich ist es sinnvoll, bei allen zwischengeschalteten Unternehmen einer Beteiligungskaskade sorgfältig zu prüfen, ob alle relevanten Daten erfasst wurden. Wichtige Fragen sind bspw.:

• Wurden exakt 100 Prozent des relevanten Kapitals und der Stimmen auf Gesellschafter verteilt?
• Wurden Angaben zu den Geschäftsleitern vorgenommen?

Diese Prüfregeln werden dann ein valides Ergebnis in Bezug auf den wirtschaftlich Berechtigten ausweisen und die Übergabe an das Transparenzregister kann erfolgreich vorgenommen werden. Hierbei gilt, die durch den Gesetzgeber vorgegebenen Fristen einzuhalten: GmbHs zum Beispiel müssen die Eintragung bis zum 31.12.2022 vornehmen, Aktiengesellschaften hätten bereits bis zum 31.03.2022 die Datenübermittlung an das Transparenzregister abschließen müssen.

Beteiligungsmanagement liefert Daten für Transparenzregister

Vor dem Hintergrund, dass – wie so oft – der “Teufel im Detail steckt”, ist die Berechnung eines wirtschaftlich Berechtigten mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel oder selbst erstellten Datenbanken häufig zum Scheitern verurteilt. Spannend wird es auch dann, wenn sich der wirtschaftlich Berechtigte im Zeitverlauf infolge von Anpassungen in der Beteiligungsstruktur ändert. Hier sollte idealweise ein automatischer Prozess etabliert sein, um den neuen wirtschaftlich Berechtigten umgehend dem Transparenzregister mitzuteilen. Denn unvollständige oder falsche Angaben im Transparenzregister können unangenehme Folgen nach sich ziehen: Es drohen Bußgelder von bis zu 150.000 EUR.

Unter Gesichtspunkten einer effizienten Verwaltung können Pflichten, wie sie sich aus dem GwG ergeben, eine enorme Arbeitsbelastung und gleichzeitig ein hohes Strafrisiko darstellen. Die Lösung hierfür kann darin bestehen, Synergien zu nutzen, die sich aus anderen – eventuell sogar bereits bestehenden – Systemen ergeben. Im Falle der Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten ist eine Software für das Beteiligungsmanagement der Schlüssel zur Transparenz. Hier werden alle benötigten Daten bereits verwaltet.