Die Verwaltung und Steuerung sowie das Controlling von Beteiligungen stellt Unternehmen – gerade bei komplexen Strukturen – vor zahlreiche Herausforderungen. Die oft genutzte Excelliste reicht hier schon lange nicht mehr aus. Gefragt ist eine Software, die konsequent entlang der spezifischen Bedürfnisse ausgerichtet werden kann.
Checkliste: Das muss eine Beteiligungsmanagement-Software leisten
Anstatt eines Standardprodukts ist also ein flexibler Werkzeugkasten vonnöten. Mitbringen sollte dieser folgende zentralen Funktionen & Features:
- Single Point of Information
Das IT-Verfahren sollte als Single Point of Information mit allen beteiligungsrelevanten Details/Arbeitsvorgängen interagieren. Dies beinhaltet die automatische, intelligente Sortierung von Daten und die Sicherstellung einer stimmigen und widerspruchsfreien Perspektive auf die Beteiligungen.
- Historisierende Datenbank
Durch Eingabe eines zentralen Stichtags muss das Verfahren alle Inhalte mit der entsprechenden Gültigkeit anzeigen und für das Berichtswesen zur Verfügung stellen. Dabei müssen Dateneinträge – auch rückwirkend – korrigierbar sein. Sämtliche Änderungen müssen in einem unveränderlichen Protokoll dokumentiert werden.
- Vollautomatische Berichtsgenerierung
Durch eine vollautomatische Berichtsgenerierung sollten jederzeit qualitativ hochwertige Aussagen zu den Beteiligungsunternehmen und deren Verhältnis zueinander möglich sein – auch außerhalb der Berichtszyklen.
- Abbildung von Compliance-Anforderungen
Sämtliche Compliance-Anforderungen, wie z.B. die Nachvollziehbarkeit aller Datenpflegevorgänge und die gesellschaftsrechtlich korrekte Darstellung von Beteiligungsverhältnissen, müssen abgebildet werden. Hilfreich ist dabei die sogenannte Konzernspinne, die auf einfache Weise zu erzeugen ist und bei Änderungen am Beteiligungsgeflecht automatisiert angepasst wird.
- Verwaltung von Umgebungsdaten
Das Beteiligungsmanagement ist auf die Zulieferung von Daten aus den verbundenen Gesellschaften angewiesen. Dabei ist es in der Praxis so, dass diese Daten oftmals lückenhaft sind und ggf. erst sukzessive ergänzt werden. Insofern muss das Verfahren in der Lage sein, auch aus unvollständigen Daten ein schlüssiges Gesamtbild abzuleiten. Generell gilt es zu beachten, dass das Verfahren auch in der Lage ist, „Umgebungsdaten“ (Wirtschaftsprüfer, weitere Gesellschafter etc.) zu den Beteiligungen zu verwalten.
- Automatisierung
Zugelieferte Dokumente (z.B. Bilanzen) müssen in einer Datenbank verwaltet werden können und bei der Erstellung des Beteiligungsberichts automatisch an der richtigen Stelle eingefügt werden.
- Medienbruchfreier Datenaustausch
Das Verfahren muss intelligent in die bestehende Systemlandschaft integriert werden. Hierfür sind bidirektionale Schnittstellen notwendig, die einen medienbruchfreien Datenaustausch ermöglichen. Dies ist insbesondere deshalb von Bedeutung, weil das Beteiligungsmanagement in vielen Unternehmen standardmäßig mit Hilfe von Excel realisiert wird. Insofern ist der Import von CSV-Dateien unabdingbare Voraussetzung für ein passendes Verfahren. Gerade im Zuge der „Datenfütterung“ zu Beginn der Umstellung ist diese Anforderung essenziell.
Beteiligungen managen
Aufwand runter – Rechtssicherheit hoch
Sind die oben genannten Punkte der Checkliste erfüllt, sind Sie auf einem guten Weg, ein umfassendes Compliance-konformes Beteiligungsmanagement zu etablieren. Zudem wird durch eine konsequente Automatisierung der Aufwand bei der Verwaltung und Steuerung sowie beim Controlling signifikant gesenkt.
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