Dienstreisemanagement für Behörden: Einsparpotenziale durch IT-Unterstützung

„Die Reisewirtschaft ist insgesamt in der Digitalisierung der Nachfrage und des Angebots vielen anderen Branchen um Jahrzehnte voraus.“ Zu dieser rundum positiven Einschätzung kommt der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) in seiner jährlich erscheinenden VDR-Geschäftsreiseanalyse.

Die Voraussetzungen für die Abbildung medienbruchfreier Dienstreiseprozesse im behördlichen Umfeld sind also sehr gut, da die notwendigen Tools in der erforderlichen Marktreife verfügbar sind. Zudem gibt es wenige interne Prozesse, die sich besser dafür eignen, digital abgebildet zu werden, als die Beantragung, Buchung und Abrechnung einer Dienstreise.

Wirft man aber einen Blick hinter die Kulissen, so wird deutlich, dass es für viele Behörden noch ein weiter Weg ist, einen mit E-Mail, Word und Papier gesteuerten Prozess effektiver zu gestalten. Dies wird auch von den Landesrechnungshöfen immer wieder in ihren Jahresberichten thematisiert, weil ein optimiertes Dienstreisemanagement großes Einsparpotenzial birgt.

Ein Grund für den mäßigen Umsetzungsgrad ist sicherlich darin zu sehen, dass ein vermeintlicher Standardprozess durch eine hohe Komplexität gekennzeichnet ist. Der Teufel steckt nämlich, wie so oft, im Detail: die landesrechtlichen Vorgaben zum Dienstreisewesen müssen ebenso beachtet werden, wie spezifische Regelungen der Behörde. Dies bedeutet, dass eine vollständige Automatisierung nur dann erfolgreich sein wird, wenn das bisweilen komplexe Dienstreise-Regelwerk vollumfänglich abgebildet werden kann. Andernfalls wird es nicht gelingen, die Reisestelle von Routineaufgaben zu entlasten.

Der ideale Dienstreiseprozess

Wie könnte ein idealer Prozess aussehen? Es bedarf einer Lösung, die sämtliche Prozessschritte in einem System abbilden kann: Die Beantragung, Buchung, Abrechnung und Kostenfestsetzung mit automatischer Auszahlung der angefallenen Kosten an den Dienstreisenden. Ein Knackpunkt ist dabei der Prozessschritt „Buchung“, der unterschiedlich abgebildet werden kann:

• Variante 1: Strebt die Behörde an, möglichst viele Prozessschritte auf den Dienstreisenden zu verlagern (im Sinne eines Self-Service Prozesses)?
• Variante 2: Möchte die Behörde ggf. einen zentralen Dienstleister etablieren, der die Buchungen der Dienstreisen übernimmt?

In beiden Szenarien sollte der Anspruch darin bestehen, den gesamten Prozess digital und ohne manuelle Eingriffe abzubilden. Bei Variante 1 ist es erforderlich, die Reiseangebote und -bestände aus verschiedenen Quellsystemen und von verschiedenen Providern zu integrieren, sodass die Buchung ohne einen Wechsel in andere Systeme erfolgt. Dies spart Zeit (und Kosten), da die Eingaben nicht für jedes Reisemittel separat erfolgen müssen.

Bei Variante 2 sollte der Prozess so aufgesetzt werden, dass die Reisestelle die Eckdaten des Antrags (Reiseziel, Datum der Reise etc.) durch das eingesetzte Dienstreisesystem übermittelt bekommt. Im nächsten Schritt kann die Reisestelle die Buchung direkt vornehmen (ohne erneute Eingabe der Antragsdaten), indem ebenfalls auf die verschiedenen Quellsysteme der Reiseanbieter zugegriffen wird.

Wenn es gelingt, die zugrundeliegenden Regelungen für die Dienstreisen in der Lösung exakt abzubilden, wird dies den Aufgabenschwerpunkt der Reisestelle verschieben: weg von einem reinen Dienstleister, hin zu einer Einheit, welche die Compliance überwacht, indem Regelabweichungen zur Überprüfung automatisch durch die Lösung zugesteuert werden. Zudem könnte sie Raum erhalten, die besten Konditionen zu verhandeln. Damit sind gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe geschlagen: Der Dienstreisende gewinnt Zeit, die Reisestelle kann sich strategisch besser gegenüber den Reiseanbietern positionieren und die Behörde profitiert in ihrer Gesamtheit.

Medienbruchfreies Dienstreisemanagement für Behörden ist mit dem Travel Management System Public Sector der PASS Consulting Group möglich.

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