Wächst ein Unternehmen, so wächst auch dessen Ausstattung an Hardware, Software, Lizenzen und allem, was dazugehört. Die Verwaltung dieser Assets in Excel-Listen wird immer mehr zur unübersichtlichen Sisyphusarbeit. Der schnelle Einblick, welcher Laptop verfügbar ist, und ob eine Überlizenzierung unnötig Budget strapaziert, geht verloren. Die Lösung liegt auf der Hand: eine Inventarisierungssoftware muss her.
Eine Investition, die sich über den Daumen gepeilt, bereits ab einer Anzahl von rund 50 Assets lohnt – sowohl mit Blick auf den Aufwand als auch auf die Transparenz und Auswertbarkeit.
Problem erkannt – die Lösungssuche startet
Bei einer ersten Recherche stößt man schnell auf Anbieter, welche das Problem augenscheinlich effizient beheben. Doch je intensiver die Analyse vorangetrieben wird, desto mehr Anforderungen an die Software entstehen. Welche Kriterien sollten nicht außer Acht gelassen werden, um am Ende auf eine zufriedenstellende Lösung zurückgreifen zu können?
- Definition der Anforderungen
An erster Stelle muss geklärt werden, welche Assets mit der Lösung verwaltet werden sollen: Geht es ausschließlich um die Verwaltung der eingesetzten Hard- und Software oder auch um damit in Verbindung stehende Verbrauchsmaterialien, Bestellungen und Verträge? Die Systeme der Anbieter sind in der Standardausstattung unterschiedlich ausgestaltet und somit spielen der Grad an Flexibilität sowie Customizing-Möglichkeiten eine wichtige Rolle. Von Vorteil ist hier unter anderem die Option, generische Assettypen zu definieren – somit besteht bei Bedarf z.B. auch die Möglichkeit, Büromöbel mit der Software zu verwalten. - Abbildung von Verknüpfungen
Die Verwaltung und Organisation von Hard- und Software steht immer in Verbindung zueinander. Softwarepakete sind auf der Hardware installiert und jedes Asset ist in der Regel einem Mitarbeiter zugewiesen. Interessant ist an dieser Stelle, in welchem Ausprägungsgrad die angebotene Lösung diese Verknüpfungen abbilden kann. Ausgereifte Systeme bieten beispielsweise Informationen, über welche Assets ein Mitarbeiter in Summe verfügt. Verlässt er das Unternehmen, steht damit ein Kontrollmittel für die Rückgabe zur Verfügung. - Usability
Grundsätzlich ist es das Ziel, mit der Software manuellen Aufwand und somit Ressourcen einzusparen. Dies kann nur erreicht werden, wenn die Usability des Systems dementsprechend ausgereift ist. Das Tool sollte leicht verständlich und somit für das tägliche Handling geeignet sein. Da die Software nicht Bestandteil des eigentlichen Kerngeschäftes ist, müssen die Einrichtung, die initiale Schulung sowie die anschließende Nutzung einen geringen Grad an Komplexität aufweisen – nur dann werden auch wirklich Ressourcen geschont. - Nutzungsmodelle
Ein weiterer Entscheidungsfaktor sind die angebotenen Nutzungsmodelle: Kann die Software als Produktlizenz erworben werden oder als Software as a Service (SaaS)? Ein SaaS-Modell birgt u.a. den Charme, dass eine Hardwareanschaffung entfällt, allerdings ist hier gegebenenfalls eine VPN-Verbindung vom Provider zum Kunden notwendig. Das ist z.B. der Fall, wenn die Benutzer, denen Hardware zugewiesen wird, aus dem Active Directory in die Software gezogen werden. - Reportingmöglichkeiten
Die schnelle und übersichtliche Pflege sowie Verwaltung der Daten ist nicht alles. CIOs und IT-Verantwortliche interessieren sich für kumulierte Daten. Es stellt sich z.B. die Frage, ob Kosten durch Überlizenzierungen eingespart werden können oder Gefahren durch Unterlizenzierungen existieren. Auch ein Überblick über freie, ungenutzte Hardware oder eine spezifische Auswertung eines bestimmen Standortes können von Interesse sein. Reports sollten daher flexibel und individuell zusammengestellt werden können. - Pricing
Da die IT-Inventarisierungssoftware nicht das eigentliche Kerngeschäft betrifft, wird die Ablösung der Excel-Verwaltung häufig (nur) als “Nice-to-have” empfunden. Entsprechend ist selten eine hohe Investitionsbereitschaft vorhanden – ein Umstand, der von vorneherein berücksichtigt werden sollte. Weitere Entscheidungskriterien sind in diesem Kontext die Flexibilität beim Wechsel auf ein anderes Leistungspaket, wie oft neue Releases anstehen und ob für diese gegebenenfalls Zusatzkosten anfallen.
Die meisten Anbieter stellen für ihre Software zur IT-Inventarisierung entsprechende Testlizenzen zur Verfügung, die es Unternehmen ermöglichen, die Lösung im Hinblick auf die genannten Auswahlkriterien kritisch zu prüfen – nutzen Sie diese Chance.
Inventarisierungssoftware
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