Die Ergebnisse der IST-Analyse stellen den Ausgangspunkt für die SOLL-Konzeption des Vertragsmanagements dar. Diese beschreibt die zukünftige Ausgestaltung des Vertragsmanagements in allen relevanten Aspekten. Im Rahmen der SOLL-Konzeption sind insbesondere die identifizierten Schwachstellen aus dem Schwachstellenkatalog so zu berücksichtigen, dass diese nach Möglichkeit beseitigt oder zumindest minimiert werden.
Logischerweise wird die SOLL-Konzeption bei jeder Organisationseinheit unterschiedliche Handlungsempfehlungen zu Tage fördern. Hinsichtlich der Ausgangsthese, dass das Vertragsmanagement in der Regel ein eher stiefmütterlich behandeltes Thema ist, werden die im Folgenden erläuterten Maßnahmen für eine SOLL-Konzeption unumgänglich sein.
Artikelserie zum IT-Vertragsmanagement
- Einführung eines strukturierten IT-Vertragsmanagements: IST-Analyse
- Einführung eines strukturierten IT-Vertragsmanagements: SOLL-Analyse
- IT-Vertragsmanagement im digitalen Wandel
Strukturelle Festlegungen für Verträge
Grundsätzlich wird es sinnvoll sein, die im Fokus stehende Vielfalt an Verträgen geeignet zu klassifizieren, damit
- der Vertragstyp als Suchkriterium genutzt werden kann,
- der Vertragstyp als Merkmal für Auswertungen und Report genutzt werden kann,
- eine Steuerung der Vorbelegung von Feldern bei der Auswertung in einem Werkzeug möglich ist.
Dabei sollten die Ausdifferenzierung der Klassifizierungsstruktur sowie eine einfache Handhabung und Übersichtlichkeit geeignet austariert werden. Eine mögliche Aufteilung könnte wie folgt aussehen:
| IT-Verträge | TK-Verträge | Non-ITK-Verträge |
|---|---|---|
| System-EVB-IT-Verträge: Erstellung, System, Systemlieferung, Service Basis-EVB-IT-Verträge: Kauf, Dienstleistung, Überlassung, Instandhaltung, Pflege Sonstige IT-Verträge | - |
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Des Weiteren sollte man definieren, welche Metadaten bei der Erfassung neuer Verträge (und bestehender Verträge) sinnvoll sind. Die folgenden Metadaten in Form von Attributen für Verträge, die insbesondere für Suchen, Auswertungen und für das Vertragscontrolling herangezogen werden können, wären z.B. denkbar:
- Vertragsnummer
- Vertragsgruppe/-untergruppe
- Vertragstyp
- Rahmenvertrag
- Verknüpfung mit anderen Verträgen
- Vertragsbezeichnung
- Vertragskurzbeschreibung
- Vertragsabschluss
- Unterschriftsdatum
- Vertragsstatus
- Vertragsverantwortlicher
- Bedarfsstelle / Organisationseinheit
- Vertragspartner
- Ablageort des Originalvertrags
- Vertragsbeginn
- Vertragsende
- Auftragswert
- Leistungspositionen
Ablage der Vertragsakten
Die Notwendigkeit einer geeigneten Dokumentation von Verträgen und vertraglicher Daten ergibt sich unmittelbar aus der großen Vielfalt und Komplexität sowie der Anforderung nach bedarfsgerechter Verfügbarkeit im gesamten Lebenszyklus der Verträge.
Eine vollständige Vertragsakte zu einem Vertrag umfasst dabei nicht nur die eigentlichen Vertragsdokumente, sondern eine Vielzahl weiterer Dokumente und Informationen, sodass mit der Vertragsakte die gesamte Vertragshistorie dokumentiert werden kann. Zusätzlich werden in der digitalen Vertragsakte auch die aus den Vertragsdokumenten extrahierten Metadaten vorgehalten, um für Suchen, Auswertungen und das Vertragscontrolling zur Verfügung zu stehen. Die Dokumentationsbasis sollte dabei die folgenden Zielstellungen erfüllen:
- Vollständigkeit und Korrektheit
Die Vollständigkeit und Korrektheit der Vertragsakten in der zentralen Ablage ist eine unabdingbare Voraussetzung für die effektive und effiziente Aufgabenerfüllung in allen Phasen der vertraglichen Bearbeitung. Dies gilt insbesondere auch für den historischen Verlauf eines Vertrags in seinem Lebenszyklus. Im Idealfall sollten wichtige Entscheidungen oder Vorkommnisse z.B. im Rahmen der Vertragserstellung/Vergabe oder der Vertragsdurchführung entsprechend in der Vertragsakte dokumentiert sein.
- Nachvollziehbarkeit
Einem zuvor unbeteiligten Dritten (intern oder extern) muss es möglich sein, sich mittels einer Vertragsakte einzuarbeiten und die Materie soweit zu verstehen, dass eine Übernahme von inhaltlichen und/oder juristischen Aufgaben möglich ist. Neben der Vollständigkeit und Korrektheit ist hierfür auch eine geeignete Systematik der Ablage sowie des Zugangs zu den Daten eine wesentliche Voraussetzung. - Vertraulichkeit
Im Allgemeinen unterliegen Verträge unterschiedlichen Vertraulichkeitsstufen hinsichtlich des Zugangs bzw. der Möglichkeit der Einsichtnahme in die Verträge. Die Einhaltung der Vertraulichkeitsstufen sollte durch entsprechende Zugriffsmechanismen gewährleistet sein.
Prozessaktivitäten im Vertragsmanagement und organisatorische Einbettung
Des Weiteren wird es notwendig sein, die künftigen Aufgaben des Vertragsmanagements zu definieren. Hierzu könnten die Hauptaktivitäten „Vertragsaktenpflege“, „Prüfung und Beauskunftung“, „Berichtswesen“ und „Koordination“ als Basis für eine differenzierte Beschreibung der Aktivitäten, die sich hinter den Hauptaktivitäten verbergen, dienen. Auch hier sollte wiederum auf die RACI-Matrix (Technik zur Analyse und Darstellung von Verantwortlichkeiten) zurückgegriffen werden, indem nunmehr die Verantwortlichkeiten in der „optimierten Welt“ dargestellt werden.
Inwiefern es gelingen wird, ein Vertragsmanagement nachhaltig zu etablieren, wird allerdings zu einem großen Teil davon abhängen, wie die organisatorische Einbettung umgesetzt wird. Sinnvoll wäre, einen Verantwortlichen „Vertragsmanager“ zu etablieren, der als Process-Manager des Prozesses „Vertragsmanagement“ fungiert und in Ansehung seiner Querschnittsfunktion ggf. als Stabstelle organisiert sein sollte.
Toolunterstützung für das Vertragsmanagement
Damit das Vertragsmanagement erfolgreich implementiert und betrieben werden kann, wird eine entsprechende Werkzeuglösung für das Vertragsmanagement benötigt. Dieses muss insbesondere die Ablage für die (digitalen) Vertragsakten ermöglichen und darüber hinaus die Prozessaktivitäten geeignet unterstützen. Wesentliche funktionale Anforderungen sind z.B.:
- Bereitstellung von Funktionalitäten/Modulen für die Bearbeitung von Verträgen in ihrem vollständigen Lebenszyklus
- Möglichkeit zur Erhebung von Prozesskennzahlen für das Vertragsmanagement
- Automatische Protokollierung von Pflegevorgängen an den Vertragsakten
- Möglichkeit zur Abbildung von komplexen EVB-IT-Vertragstypen (ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen)
- Möglichkeit zur Workflow-Steuerung
Ungeachtet der im Rahmen des Beitrags vorgestellten Maßnahmen, die eine SOLL-Konzeption zu Tage fördern könnten, wird die konkrete Umsetzung der Arbeitspakete entscheidend sein. Nur wenn die Verantwortlichkeiten eines Vertragsmanagers definiert und dieser mit entsprechenden Kompetenzen bei der Umsetzung ausgestattet wurde, wird sich ein Prozess „Vertragsmanagement“ in der Organisation etablieren und im Folgenden den für die Akzeptanz unabdingbaren Nutzen stiften können.
Im nächsten Beitrag dieser Reihe zeigt mein Kollege Stefan Luckhaus die Perspektiven auf, die sich für das IT-Vertragsmanagement durch die Digitalisierung ergeben. Der Weg beginnt bei papierlosen Verträgen und führt über den Einsatz maschinellen Lernens zur Blockchain. Ein möglicher Ausblick auf das Vertragsmanagement einer Zukunft, die zum Greifen nahe ist.
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