- Arbeitszeiterfassung bezeichnet die systematische Aufzeichnung aller relevanten Arbeitszeitdaten – d.h. Arbeitsbeginn, -ende sowie Pausendauer.
- Im Jahr 2022 wurde durch das Bundesarbeitsgericht festgestellt, dass für Unternehmen eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Aktuell liegt ein Referentenentwurf für eine Aktualisierung des Arbeitsschutzgesetzes sowie des Jugendarbeitsschutzgesetzes vor.
- Digitale Systeme zur Arbeitszeiterfassung bieten Vorteile wie Flexibilität, Transparenz, geringe Fehleranfälligkeit und Effizienzsteigerung.
- Bei der Wahl einer digitalen Software zur Zeiterfassung sollte auf eine reibungslose Integration, Datenschutzkonformität und Benutzerfreundlichkeit geachtet werden.
Inhaltsverzeichnis
Arbeitszeiterfassung – eine Definition
Arbeitszeiterfassung bezeichnet den systematischen Prozess der Erfassung und Speicherung aller relevanten Daten zur Arbeitszeit eines Beschäftigten. Dazu gehören unter anderem der genaue Zeitpunkt des Arbeitsbeginns und -endes sowie die Dauer von Pausen und Überstunden. Diese präzise Dokumentation ermöglicht nicht nur die effiziente Organisation von Arbeitsabläufen, sondern dient auch der rechtlichen Absicherung von Arbeitnehmern und Arbeitgebern.
Ist eine Arbeitszeiterfassung im Unternehmen Pflicht?
Am 13. September 2022 entschied das Bundesarbeitsgericht (BAG) in einem Beschluss, dass gemäß §3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) die Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verpflichtend ist. Arbeitgeber müssen aktiv sicherstellen, dass alle Arbeitsstunden vollständig und korrekt erfasst werden.
Dabei konnten Unternehmen bisher selbst entscheiden, welche Systeme sie für die Verwaltung der Arbeitszeiten einführen möchten. Bisher existiert keine gesetzliche Regelung, die vorschreibt, dass dies auf digitalem Wege erfolgen muss (z.B. durch eine Software oder App). Dennoch ist es empfehlenswert, effiziente und digitale Lösungen zu nutzen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und den Arbeitsalltag zu erleichtern.
Vor allem in der heutigen Zeit gewinnt die Digitalisierung im Arbeitszeitmanagement zunehmend an Bedeutung und prägt damit fortlaufende Veränderungen in der Arbeitswelt. Ein aktuelles Beispiel hierfür sind die jüngsten Neuerungen im Arbeitszeitgesetz (ArbZG), wie sie im Referentenentwurf vom 27. März 2023 dargestellt sind. Insbesondere §16 Abs. 2 des ArbZG erfährt durch diesen Entwurf bedeutende Änderungen, die beispielsweise eine elektronische Erfassung des Beginns, des Endes und der Dauer der täglichen Arbeitsleistung vorsehen (siehe §16, Abs. 3 bis 8 ArbZG-RE).
Disclaimer: Es ist wichtig zu beachten, dass diese Ausnahmen im Detail und in ihrer Anwendbarkeit genau geprüft werden sollten, um sicherzustellen, dass die jeweiligen Personengruppen und Unternehmen tatsächlich von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ausgenommen sind. Bei Unsicherheit ist eine rechtliche Beratung empfehlenswert, um potenzielle Risiken zu minimieren und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten.
Arten der Arbeitszeiterfassung
Im Laufe der Zeit haben sich verschiedene Methoden entwickelt, um die Arbeitszeit in Unternehmen zu erfassen und zu dokumentieren. Diese reichen von traditionellen, manuellen Systemen der händischen Zeiterfassung bis hin zu modernen digitalen Lösungen. Die Auswahl der geeigneten Methode hängt von den individuellen Anforderungen und der Größe des Unternehmens ab. Im Folgenden sind die gängigsten Arten der Arbeitszeiterfassung aufgeführt:
- Händische Zeiterfassung mit Stundenzettel
Dies ist die traditionellste Form der Arbeitszeiterfassung. Mitarbeitende tragen dabei ihre Arbeitszeiten manuell auf Papier oder in vorgedruckte Tabellen ein. Besonders für größere Unternehmen kann diese Methode sehr zeitintensiv sein und zu einem erhöhten Verwaltungsaufwand führen.
- Elektronische Zeiterfassung über Excel
Viele kleine Unternehmen verwenden Excel-Tabellen, um die Arbeitszeiten zu dokumentieren. Dabei erstellen sie zunächst Vorlagen, in denen Beschäftigte ihre geleistete Arbeitszeit eigenständig eintragen. Diese Methode ist zwar einfach und kostengünstig, kann aber auch zu Schwierigkeiten bei der Datenkonsistenz und -verwaltung führen.
- Digitale Zeiterfassung per Software
Moderne Softwarelösungen ermöglichen es, Arbeitszeiten digital zu erfassen. Beschäftigte tragen ihre Arbeitszeiten in spezielle Programme oder Tools ein, welche diese anschließend automatisch berechnen und speichern. Diese Methode reduziert das Risiko menschlicher Fehler und erleichtert die Auswertung der erfassten Daten erheblich.
- Mobile Zeiterfassung per App
Durch die zunehmende Verbreitung von Smartphones ermöglichen mobile Apps eine flexible Erfassung der Arbeitszeiten. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten von überall aus direkt über ihre Mobilgeräte eingeben. Diese Möglichkeit ist besonders vorteilhaft für Remote-Arbeiter oder Personen, die häufig unterwegs sind.
Das sind die Vorteile einer digitalen Arbeitszeiterfassung
Im Vergleich zu traditionellen Methoden wie Stundenzettel oder Excel-Tabelle bietet die digitale Arbeitszeiterfassung eine Vielzahl von Vorteilen. Durch den Einsatz digitaler Tools und Plattformen können Unternehmen von geringer Fehleranfälligkeit, höherer Transparenz, reduziertem bürokratischem Aufwand und mehr Flexibilität profitieren.
Geringe Fehleranfälligkeit
Durch die automatisierte Datenerfassung und -verarbeitung digitaler Arbeitszeiterfassungssysteme lässt sich die Fehleranfälligkeit erheblich reduzieren. Manuelle Tippfehler und falsche Einträge werden vermieden, was zu einer präziseren und verlässlicheren Erfassung der Arbeitszeit führt. Diese Automatisierung unterstützt nicht nur eine effizientere, sondern auch eine fehlerfreie Lohnabrechnung.
Hohe Transparenz
Die digitale Zeiterfassung schafft zusätzlich eine hohe Transparenz, indem Beschäftigte und Unternehmen jederzeit auf aktuelle Arbeitszeitaufzeichnungen zugreifen können. Diese Transparenz erleichtert Unternehmen die Planung ihrer Ressourcen und Projekte. Gleichzeitig haben Mitarbeitende die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten besser zu verwalten und sicherzustellen, dass ihre Stunden korrekt erfasst und fair vergütet werden.
Effizienzsteigerung
Durch die Einführung einer digitalen Arbeitszeiterfassung können Unternehmen ihren bürokratischen Aufwand deutlich verringern und ihre Effizienz steigern. Dank digitaler Tools entfällt die mühsame manuelle Verwaltung von Papierdokumenten und Stundenzetteln, was Zeit und Ressourcen spart. Arbeitszeiten sowie Überstunden werden automatisch vom System erfasst, wodurch lästige manuelle Berechnungen entfallen. Diese gesteigerte Effizienz ermöglicht es Unternehmen, sich verstärkt auf ihre Kernaktivitäten zu fokussieren und ihre Arbeitsabläufe gezielt zu optimieren.
Flexibilität
Ein weiterer großer Vorteil digitaler Arbeitszeiterfassung ist die Flexibilität. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können problemlos ortsunabhängig per Webanwendung oder mobile App auf ihre Arbeitszeiten in Echtzeit zugreifen und diese einsehen – sei es von zu Hause oder unterwegs. Insbesondere für Beschäftigte im Außendienst ist diese Flexibilität äußerst vorteilhaft.
Checkliste: Das sollte eine digitale Zeiterfassungssoftware mitbringen
- Benutzerfreundlichkeit: Eine Software zur digitalen Arbeitszeiterfassung sollte in erster Linie eine hohe Benutzerfreundlichkeit bieten. Dazu gehören eine intuitive Benutzeroberfläche sowie eine einfache Navigation, damit Beschäftigte ihre Arbeitszeiten problemlos erfassen können.
- Berichterstattung und Analyse: Eine Zeiterfassungssoftware sollte umfassende Berichte über Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Projektzeiten bereitstellen, um eine detaillierte Analyse der Arbeitsleistung zu ermöglichen.
- Reibungslose Integration: Eine nahtlose Integration mit anderen Unternehmenssystemen wie Personalverwaltung, Buchhaltung und Projektmanagement ist entscheidend, um einen reibungslosen Austausch zwischen den Systemen zu gewährleisten.
- Datenschutz und Sicherheit: Die Software sollte strikte Datenschutzstandards einhalten und sensible Mitarbeiterdaten sicher aufbewahren, um unbefugte Zugriffe zu verhindern und die Privatsphäre der Mitarbeitenden zu schützen.
- Anpassbare Arbeitszeitmodelle: Die Software sollte die Möglichkeit bieten, verschiedene Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit, Teilzeit oder Schichtarbeit zu unterstützen, um den individuellen Bedürfnissen der Beschäftigten gerecht zu werden.
Fazit: Digitale Zeiterfassung als wichtiger Bestandteil moderner Arbeitsumgebungen
In Deutschland wurde durch das BAG im Jahr 2022 festgestellt, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten im Einklang mit europäischem Recht zu erfassen. Dies dient zum Schutz der Arbeitnehmerrechte und der Gewährleistung fairer Arbeitsbedingungen. Viele Unternehmen setzen dafür immer noch auf traditionelle Methoden wie Excel-Tabellen oder manuelle Lösungen. Die Vorteile digitaler Arbeitszeiterfassung per Software oder App liegen jedoch auf der Hand: Sie ermöglicht eine präzisere Zeiterfassung, reduzieren Fehler und erleichtern die Verwaltung. Angesichts dieser Vorteile sollten Unternehmen ernsthaft in Betracht ziehen, auf digitale Lösungen umzusteigen, um den Anforderungen des modernen Arbeitsmarktes gerecht zu werden.
Frequently Asked Questions (FAQs)
Die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes gelten auch im Homeoffice und sind unabhängig vom Arbeitsort bindend. Demnach müssen auch bei mobiler Arbeit die vorgeschriebene Höchstarbeitszeit pro Tag und die Pausenzeiten eingehalten werden.
Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen die Arbeitszeiten gemäß dem Arbeitszeitgesetz ordnungsgemäß erfassen. Verstöße gegen das Gesetz können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 € geahndet werden (ArbZG §22, Absatz 2).
Was steht derzeit im Arbeitszeitgesetz zur Arbeitszeiterfassung? § 16 Absatz 2 des Arbeitszeitgesetzes verpflichtet den Arbeitgeber zur Aufzeichnung der werktäglichen Arbeitszeit über acht Stunden sowie der gesamten Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen.
Ja, Vertrauensarbeitszeit bleibt trotz des EuGH-Urteils weiterhin eine mögliche Arbeitszeitregelung. Arbeitgeber müssen jedoch sicherstellen, dass die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen eingehalten werden.
Digitale Arbeitszeiterfassung mit der PASS Companion Software
Bilder: Shutterstock, PASS
